PowerBI von Microsoft ist ein an sich sehr mächtiges Tool zur Aufbereitung, Analyse und Interpretation von Geschäftsdaten. Mit Hilfe der Ergebnisse ist es möglich sein Business zu verbessern und somit auf zahlenbasiert solide Füße zu stellen.

Auch wenn das Tool sehr viele Stärken aufweist, hat es auch einige Schwächen. Halt Medaillen-Kehrseiten. Und einige sind gerade im Hinblick auf die Zielgruppen meines Erachtens sehr gravierend.

Datenquellen

PowerBI kann mit einer Vielzahl von Datenquellen verbunden werden und entsprechende Dateien und Datenbanken auslesen. Die gängigsten Business-Datenbanken der verschiedensten Hersteller können abgefragt werden. Damit ist dieses Tool für größere Unternehmen, die mit einer Vielzahl verschiedener Datenbanken und andere Datenspeicherungen arbeiten geeignet. 

Auch auf kleine Datenbanklösungen kann man zu greifen. PowerBI hat selbstverständlich auch die Fähigkeit, Daten aus Access-Datenbanken abzufragen.

Laut Microsoft ist PowerBI für jede Unternehmensgröße, vom Entrepreneur bis zum multinationalen Konzern, ein ideales Tool zur Unterstützung im Aufbereiten von Geschäftsdaten.

Kleinere Unternehmen, die aus Kostengründen auf eine Non-Microsoft-Office-Lösung setzen, zum Beispiel auf OpenOffice oder LibreOffice, scheitern bei der Verwendung von PowerBI. Denn während Microsoft Schnittstellen zu den teuren Datenbanken wie Cognos, Oracle etc. gebaut hat, hat man die Konkurrenztools im Office-Bereich außen vorgelassen. In Datenimport zu z.B. odt-Dateien (interessanterweise PDF und versteckt Google Tabellen können importiert werden) gibt es nicht.

Wer also auf eine Nicht-Microsoft-Lösung im Bereich kleinerer Datenbanken oder Tabellenkalkulationen setzt, kann mit PowerBI zunächst nicht viel anfangen und muss seine Daten in ein Microsoft-Format oder Textformat (csv / txt) migrieren.

Daher ist PowerBI für viele kleinere und Kleinstunternehmen uninteressant, sollte man nicht auf Lösungen von Drittanbietern ausweichen.

Auch hinsichtlich der Vielzahl von Buchhaltungsprogrammen steigt PowerBI aus. Insbesondere dann, wenn es sich um Open Source-Software handelt, und damit als frei verfügbare Konkurrenz zu den Microsoft-Produkten steht. Hier kann die XML-Schnittstelle des Programms helfen, habe ich aber nicht getestet.

Handling

Das ganze Konstrukt PowerBI ist sehr umfangreich. Es gibt eine Vielzahl von Tools, deren individueller Nutzen von jedem erst festgestellt werden muss. Das wichtigste Tool, um welches man nicht herumkommt, ist der PowerBI Desktop, mit dem man die Auswertungen – sogenannte Berichte – erstellt.

Jedoch gibt es noch eine Vielzahl weiterer Apps. Unter anderem Power BI Service, PowerBI Mobile, PowerBI Apps …. Mit jeder App kann man was anderes oder in einem anderen Umfang machen.  Und schließlich verknüpft sich PowerBI dann auch noch mit den vorhandenen Microsoft Programmen: Excel, Outlook, Teams etc. Dies macht das Ganze im Einstieg etwas sehr undurchsichtig und schreckt bei kleineren Unternehmen ab.

Weiter ist ein schnelles Einrichten der Berichte nicht möglich. Auch, wenn letztendlich die Berichte per Drag & Drop zusammengeklickt werden können, sind die Vorarbeiten recht erheblich. Also die Aufbereitung der zur Verfügung stehenden Daten sowie die eventuell benötigte Aggregation derselben.

Mal eben so, ist nicht. Also fallen Kleinstunternehmen, schon einmal als Nutzer weg. Sie haben keine Kapazitäten (personell wie auch zeitlich), sich um die teils langwierige Datenaufbereitung und -strukturierung zu kümmern. Nicht selten fehlt darüber hinaus das Knowhow bezüglich semantischer Datenmodelle, so dass es an der Datenbereitstellung für die Berichte scheitert.

Betriebssystem

Dass Microsoft seine Mitbewerber am Markt nicht liebt, ist ja bekannt und nichts Neues.

PowerBI wird seitens Microsoft als ein kostenloses Tool angeboten. Dies hat zur Folge, dass das Kernelement, der PowerBI Deskop, mit dem man den Großteil der vorbereitenden Arbeiten und das anschließende Berichtsdesign durchführt, nur für ein Betriebssystem verfügbar ist: Windows.

Wer andere Betriebssysteme, Also Linux, iOS etc., einsetzt, kann von PowerBI nur die Teile verwenden, die online zur Verfügung stehen. Also Mobile Apps und Power-BI Service. Damit ist also die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und für andere zur Verfügung zustellen und in de mobile Apss oder dem Service zu betrachten ausgeschlossen. Für die Nutzung des wichtigen PowerBI Desktops bleibt nichts anderes übrig, als einen Rechner mit Windows-Betriebssystem bereitzuhalten.

Dies schränkt natürlich den Nutzerkreis für PowerBI weiter ein.

Fazit

Kleinst- und Kleinunternehmen können PowerBI nutzen, wie es Microsoft propagandiert. Und es bietet sich eventuell sogar an. Zum Beispiel um seine Finanzdaten ohne ständig aufs Konto schauen zu müssen, im Blick zu behalten.

Jedoch ist der Einsatz dieses Tools nicht mal so eben und schnell vorbereitet. Die Daten Aufbereitung setzt Wissen hinsichtlich der Datenquellen voraus. Verlangt Grundlagen in der Datenbankgestaltung und -logik und auch Bereitschaft ggf. eine „Programmiersprache“ (in diesem Fall Data Analysis EXpressions) zu erlernen, um im PowerBI Datenmanipulationen zu ermöglichen.

Das Tool selbst ist für den kleine Unternehmen einfach überfrachtet und umständlich zu bedienen. Dazu kommt die Konzentration auf die Microsoft-Welt. Wer ein anderes Betriebssystem nutzt oder aus der Microsoftumgebung ausgebrochen ist, kann PowerBI nicht nutzen.